Hồ sơ chuẩn bị để quyết toán thuế gồm những gì? Kế toán cần phải chuẩn bị: sổ sách, bảng kê mua vào – bán ra, báo cáo quyết toán, hợp đồng,  hóa đơn,  bảng lương,… như thế nào trong kỳ quyết toán sắp tới. Hãy cùng tìm hiểu bài chia sẻ trong bài viết dưới đây nhé.


1. Sổ kế toán File Excel (gửi mail)

– Xuất tất cả sổ cái từ loại 1 đến loại 9, Cân đối phát sinh, Công Nợ năm thanh kiểm tra thuế ra excel => gửi vào mail bên thuế

– In toàn bộ những sổ sách ra excel đóng quyển và đóng thùng cacton => mang lên đội kiểm tra thuế hoặc kiểm tại doanh nghiệp tùy theo từng chi cục/ cục

2. Bảng kê mua vào, bán ra file excel (gửi mail)

– Mua vào bán ra từ năm thanh kiểm tra thuế ra excel gộp các năm/ cùng 1 files

– Lọc tất cả những hóa đơn đơn > 20 triệu, ghi chú ngày thanh toán và số tiền cần thanh toán

*Ghi chú: nên lưu riêng bộ hồ sơ công nợ: photo hóa đơn > 20 + Uỷ nhiệm chi photo hoặc gốc lưu thành bộ

3. Bộ báo cáo quyết toán TNDN + BCTC năm thanh kiểm tra (photo 1 bản cho bên thuế khi họ kiểm tra)

– In bản mềm 01 bản lưu trữ sổ sách

– In 01 bản gửi cán bộ thuế

– Bao gồm: Quyết toán thua nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân, báo cáo tài chính các năm

4. Hóa đơn mua vào, bán ra (bản gốc) và tờ khai thuế hàng kỳ

– Hóa đơn kẹp theo tờ khai hàng tháng/ hàng Quý

– Hóa đơn kẹp chứng từ: phiếu thu, phiếu chi, hạch toán, và nhập kho ….

*Ghi chú:

– Sắp thành bộ theo tháng / quý của tờ khai thuế

– Sắp chứng từ và hóa đơn đầu ra theo thứ tự đã kê khai thuế

– Sắp chứng từ và hóa đơn đầu vào theo thứ tự đã kê khai thuế

–Tờ khai thuế nào mất thì làm công văn lên thuế xin sao y trích lục lại

5. Sổ phụ ngân hàng + Ủy nhiệm chi bản gốc (Liệt kê các hóa đơn mua vào >= 20 triệu, ghi rõ ngày thanh toán)

– Kẹp Uỷ nhiệm chi vào hóa đơn > 20 triệu để dễ kiếm và tra cứu

– Có thể là bản photo để 1 bản riêng hoặc bản gốc riêng, bản photo kẹp chứng từ sổ sách

*Ghi chú: Đối chiếu bảng tổng hợp công nợ và công nợ chi tiết với bảng kê Excel xem chênh lệch công nợ thanh toán với công nợ khách hàng là bao nhiêu

Nếu kiểm tra phát hiện UNC nào bị mất thì làm công văn lên ngân hàng xin sao y trích lục nếu không kịp có thể lấy giấy báo Nợ + sao kê chi tiết khoanh tròn đánh dấu lại để giải trình và xin bổ sung chứng từ sau

–Tìm hiểu tại văn bản pháp lý về thuế GTGT (đi từ TT06 – Luật Thuế GTGT số 13- NĐ209 – TT219 …)

6. Hợp đồng lao động + bảng lương (bản gốc)

– Hợp đồng lao động kẹp chứng minh thư

– Bảng chấm công đầy đủ

– Quyết định tăng lương, và phụ lục hợp đồng lao động

– Quyết toán thuế thu nhập cá nhân đầy đủ

– Ký tá đầy đủ

*Ghi chú: những khoản chi lương và phụ cấp theo lương không có trong văn bản sau thì sẽ bị loại trừ không được tính vào chi phí hợp lý: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

–Tìm hiểu tại các văn bản pháp lý về thuế thu nhập cá nhân (đi từ TT130 – TT123 – NĐ218 – TT78 – TT96…)

7. Hợp đồng kinh tế

– Hợp đồng kinh tế đã ký kết, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng và biên bản giao nhận….

– Hợp đồng đầu vào là hợp đồng nguyên tắc do việc mua bán là thường xuyên

– Hợp đồng mượn xe để hợp lý chi phí xăng dầu đã đưa vào

8. Giấy phép kinh doanh

– Photo sao y bản chính hoặc photo đóng dấu treo đều được

– Những chứng từ như đăng ký mẫu dấu….

– Điều lệ của công ty

– Quy chế tài chính công ty

*Ghi chú:

– Quy chế tài chính công ty là một trong những loại văn bản quan trọng nhất xuyên suốt trong quá trình thanh kiểm tra vì nó có mối liên hệ mật thiết đến những chi phí phát sinh trong doanh nghiệp như: tiền tiếp khách hàng, phòng nghỉ, máy bay,công tác phí khác, mượn xe, sữa chữa xe đi mượn, điện thoại…..

– Kiểm tra chi phí doanh nghiệp sau đó soạn quy chế tài chính cho phù hợp với những chi phí đã phát sinh